保護您的機密文件-簡單方法

 

保護文件的簡單方法
利用這些簡單的實務操作與隨手可得的科技工具，便可妥善保護文件：

1. 銷毀影印資料。 如果您將機密文件列印出來以便在會議中傳閱，請在會後收回並將它丟進碎紙機，或要求與會者這麼做。

2. 標示文件。 員工有時並未注意該文件包含機密資訊，並因此未採取若是知情即會採取的保護措施。 要求撰寫者在頁首或頁尾將文件標示為「機密」。 或者也可以在文件上加上機密浮水印。 在 Word 2003 裡，從 [格式] 功能表中選取 [背景]，然後選取 [列印浮水印]。 在對話方塊中選取 [文字浮水印] 並由下拉式清單中選取 [公司機密]。

3. 使用密碼保護。 您可藉由要求開啟該文件的人輸入您所建立的密碼，以便限制能查閱文件的人。 使用 Microsoft Office 2003 建立的文件、試算表及簡報，都可以使用這種功能。 開啟該檔案，從 [工具] 功能表中選取 [選項]，然後按一下 [安全性] 索引標籤。 您可以針對開啟與修改文件設定密碼。 雖然駭客可以利用工具尋找密碼，但設定密碼通常還是會使檢閱文件更為困難。

4. 安裝防火牆。 安裝防火牆有許多充分的理由，保護重要文件無疑是其中一個。 防火牆可以阻止網際網路入侵者存取電腦檔案及閱讀資訊。 Windows XP Professional 內含可簡便設定的軟體防火牆。

5. 把門鎖上。 為了避免有人走進您的辦公室並把您的電腦帶走 (包括存在硬碟上的文件)，請勿讓放置電腦的地方鬧空城，並記得在下班時將辦公室大門鎖上。 如果公司有伺服器，請將它放在永遠上鎖的特殊位置。

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